مدیریت پروژه چیست؟ وظایف Project management بطور کامل

مدیریت پروژه چیست؟ امروز قرار است درباره موضوعی صحبت کنیم که شاید تا حالا به گوشتان نخورده باشد؛ Project management. خب این علم به مدیریت و ارتباطات سازمانی جهت ایجاد تغییر واقعی، رونق و توسعه کسب و کار و رشد روند کسب درآمد اشاره دارد.

با این اوصاف متوجه می شویم که کاربرد مدیریت پروژه می تواند در تک تک مراحل یک پروژه شغلی تأثیر مثبت داشته باشد! اما اگر دوست دارید بیشتر درباره این حرفه بدانید و با انواع مدیریت پروژه آشنا شوید ما یک مقاله مفید و جامع در این زمینه گردآوری کرده ایم. با ما همراه باشید تا در این مقاله از سایت همکاری در فروش دایان افیلیت به شرح project management و شرح وظایف مدیر پروژه نرم افزار و معرفی نرم افزار مدیریت وظایف و فعالیت ها بپردازیم.

PDF این مقاله را دانلود کنید.

مدیریت پروژه (Project management) چیست؟

project management چیست؟ در یک جمله علم مدیریت پروژه یعنی هنر و توانایی مدیریت کردن یک پروژه سازمانی از ابتدا تا انتها. این رشته تجاری از فرایندها، مهارت ها، تکنیک ها و متدهای خاصی تشکیل شده که شامل موارد زیر است:

• برنامه ریزی
• استارت کار
• اجرا
• کنترل
• به پایان رساندن فعالیت ها در راستای موفق شدن و رسیدن به اهداف استراتژیک سازمان است که به هدایت و اجرای پروژه می پردازد.

نرم افزار مدیریت وظایف و فعالیت ها

برای اینکه بتوانید بهترین نرم افزار مدیریت وظایف را متناسب با نیازهای خود انتخاب کنید، برای شما لیستی از بهترین نرم افزار مدیریت وظایف و فعالیت ها را تهیه کرده ایم. بریم با هم با 13 تا بهترین ابزارای رایگان مدیریت وظایف آشنا شویم:

HeySpace

این نرم افزار از دو بخش ارتباطات و مدیریت وظایف تشکیل شده است. اگر تیم کوچکی دارید، یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت وظایف، HeySpace است چرا که ظرفیت بارگذاری فایل آن نامحدود است بنابراین حجم نامحدودی را برای بارگذاری در اختیارتان قرار می دهد.

همچنین کار کردن با آن آسان است و نیازی نیست ساعت ها برای یادگیری نحوه کار با آن وقت بگذارید. اما از معایب آن می توان به این اشاره کرد که فقط تا 5 عضو می توانند به طور رایگان از آن استفاده کنند.

Mockplus

این ابزار بسیار سریع و هوشمندانه عمل می کند و شرایطی را فراهم می کند که تمامی مدیران و کارکنان بتوانند در پروژه در این پلتفرم با هم کار کنند. حتی می توانید در Mockplus وظیفه ای را تعریف کنید و به عهده اعضا دیگر بگذارید.  همچنین برای کنترل کردن روند طراحی و بررسی، می توانید صفحات مربوط به طراحی را به هم پیوند دهید.

MeisterTask

این نرم افزار یکی از نرم افزارهای مدیریت وظیفه آنلاین قوی است. در محیط این نرم افزار می توان وظایف را در یک محیط کاملاً قابل کنترل و سازگار مدیریت کرد. MeisterTask کارها را بسیار ساده می کند در نتیجه میزان بهره وری افزایش می یابد و این امر توسط بوردهای کانبان صورت می گیرد. در یک فضای مشترک تمامی اعضا می تواند روند پیشرفت کارهای دیگران را نظارت کنند و این از مزایا بزرگ این نرم افزار محسوب می شود.

Bitrix24

یکی از برنامه های اجتماعی که کمک بسیاری به مدیریت کارهای روزانه می کند، Bitrix24 است. به کمک این نرم افزار می توان ویژگی های زیادی از مدیریت پروژه را جهت مدیریت کارآمدتر ارائه می دهد. امکانات بسیار زیادی که Bitrix24 در اختیارمان قرار می دهد از جمله مدیریت منابع و نمایش نمودارهای گانت تعاملی، به مدیریت آسان تر وظایف و کارها بسیار کمک می کند.

Hitask

یکی دیگر از پلتفرم های خوب مدیریت وظیفه Hitask است که به شما امکان ایجاد پروژه جدید و همچنین واگذاری وظایف، اشتراک گذاری اطلاعات، ارسال اعلانات و استفاده از کتابخانه پرونده ها را می دهد.

همچنین می توانید فایل ها و اطلاعات اضافه را به تمامی وظایف پروژه ها اضافه کنید و به راحتی با استفاده از این نرم افزار وظایف و مسئولیت افراد را به کمک تلفن همراه خود به آسانی مدیریت کنید. یکی از ویژگی های خوب Hitask این است که می توانید دسترسی بعضی از کارکنان را به صلاح دید خود محدود کنید و از طریق ایمیل تسک جدید دیگری بسازید.

Trello

کار با ترلو بسیار راحت است و از طریق آن می توان به راحتی با همکاران ارتباط گرفت و همچنین این نرم افزار به مدیریت پروژه شرکت و ساده سازی روند مدیریت آن کمک می کند. Trello بسیار کاربر پسند است و به خاطر امکانات خیلی خوبی که در اختیار مدیران قرار می دهد بسیار در بین آن ها پرطرفدار است. Trello نیز دارای بوردهای کانبان این و می توانید به کمک آن به تیم خود بر روی پروژه های مختلف کار کنید. از برتری های Trello می توان به امکان ردیابی زمان در آن اشاره کرد.

Infolio

این نرم افزار نیست در زمینه مدیریت تیم بسیار خوب است. به کمک این نرم افزار می توانید پیشرفت هر پروژه را در بوردهای کانبان کنترل کنید. تقویم و جدول بندی خیلی خوب Infolio و همچنین قابلیت سفارش سازی این امکان را به شما می دهد که پروژه ها را آسان تر مدیریت کنید.

Todoist

برای  به اشتراک گذاشتن پروژه ها می توانید از Todoist استفاده کنید. همچنین این امکان به شما داده می شود که به راحتی با همکاران خود مشورت کنید و همکاری خوبی در این پلتفرم داشته باشید. اگر می خواهید به آسان ترین شکل ممکن کارها و وظایف را کاملاً حرفه ای مدیریت کنید، Todoist نرم افزار بسیار خوبی است.

TaskQue

برای اینکه دیگر نگران فراموش کردن مهلت ها و سررسیدها نباشید، TaskQue ابزار بسیار مفیدی است که باعث افزایش بهره وری کارها می شود. با استفاده از این ابزار می توانید از منابعتان برای بهره وری حداکثری استفاده کنید و فرآیند تعیین وظایف را به آن بسپارید. برای بررسی کلی پروژه ها می توانید به قسمت داشبوردها مراجعه کنید.

Airtable

برای برنامه ریزی و مدیریت پروژهه های خود می توانید از Airtable استفاده کنید. Airtable جدولی در اختیار قرار می دهد که می توانید به کمک آن تمامی اطلاعات موردنیاز خود را مشاهده کنید. از مزایا این نرم افزار این است که می توانید اطلاعات موردنیاز خود را دسته بندی کنید و به هر نحوی که بخواهید گروه بندی کنید. خوبی این نرم افزار در این است که تمام اعضای آن در یک صفحه هستند و دقیقاً همه چیز مشخص است که می خواهد روی چه چیزی تمرکز کنند.

Pipefy

این نرم افزار امکانات خوبی از جمله قابلیت سفارش سازی، به اشتراک گذاری فرم ها، ایجاد یکپارچگی، اتوماسیون سازی و کارهای پیشرفته تر دیگر را ارائه می دهد. به کمک Pipefy می توانید کنترل کار ها را به راحتی بر عهده بگیرید.

Asana

این نرم افزار به شما امکانات مختلفی از جمله جدول های زمانی، لیست کارها و وظایف، بردها و تقویم را می دهد که به راحتی با آن ها می توانید کارها را مدیریت کنید. برای ارزیابی همکاران خود و به کمک سررسیدهای مقرر شده موجود در این نرم افزار می توانید از Asana استفاده کنید.

ClickUp

برای تیم های مختلف می توانید از ClickUp استفاده کنید. به کمک قسمت تنظیمات این نرم افزار می توانید آن رامتناسب با نیازهای خود را تنظیم کنید. اگر تیم کوچکی دارید به شما توصیه می کنیم که از این نرم افزار استفاده کنید چراکه می تواند جایگزین بسیاری از ابزراهای شما شود و از بین نماها و ویژگی های پیشرفته آن امکانات مورد نظر خود را برگزینید. از ویژگی های ClickUp این است که در آن می توانید وظایف را تعریف کنید و به دیگران بسپارید. همچنین مانند  ترلو قابلیت ردیابی زمان را دارد.

کاربرد Project Management چیست؟

کاربرد مدیریت پروژه گسترده است. در زمینه های بی شماری از کارهای تجاری، مدیریت های عمران و ساخت و ساز، فناوری و نرم افزار تا تحقیقات بهداشتی و دارویی می توانیم این حرفه را مشاهده کنیم. می توانیم بگوییم کاربرد مدیریت پروژه محدودیتی ندارد و می توانیم در خیلی از ایده های کارآفرینی خود از آن استفاده کنیم.

مراحل مدیریت یک پروژه شامل چیست؟

تقریباً PM در همه صنایع به 5 فاز یا مرحله تقسیم می شود؛ ارکان مدیریت پروژه عبارت اند از:

تعیین صفر تا صد موفقیت در پروژه قبل از شروع

یکی از مهمترین «مراحل مدیریت پروژه» ارزیابی ابتدای کار است که به ما می گوید قبل از استارت کار باید بسنجیم و توجیه کنیم که آیا این پروژه ارزش دنبال کردن دارد و در صورت پیگیری چقدر احتمال دارد تکمیل شود!

برنامه ریزی

وقتی به نتیجه رسیدیم پروژه ارزش اجرا دارد حالا با برنامه ریزی دامنه فعالیت های پروژه را پیش نویس می کنیم که موارد زیر را در بر می گیرند:

• محدوده پروژه

• دستاوردهای پروژه

• وظایف لازم

• زمان بندی وظایف فردی و تیمی

• میزان بودجه

• ریسک های مرتبط با پروژه

• استفاده از منابع داخلی و خارجی

• استراتژی های ارتباطی

• یکپارچه سازی پروژه و فرایند های کنترل تغییر

اجرا

هر نوع ایده کسب و کار که در سر داشته باشید بعد از برنامه ریزی نوبت به اجرای پروژه می رسد. اجرا، وظایف لازم برای پیشبرد پروژه و رسیدن به دستاوردهای کلیدی مستند را دربر می گیرد. همچنین متدهای خاصی برای مدیریت پروژه استفاده می شود که عبارت اند از: اسکرام، کانبان و شش سیگما.

نظارت

برای اجرای دقیق پروژه و تضمین دستیابی به همه نقاط عطفی که ابتدای کار عنوان کردیم باید روند پروژه را به درستی کنترل کنیم. در این قسمت می توانیم اقدامات زیر را به کار ببریم:

• حفظ ارتباط منظم بین تیم و افراد درگیر در پروژه

• سنجش عملکرد واقعی بر اساس محدوده تعیین شده، بودجه و خطوط مبنا

• تهیه گزارش هفتگی، ماهانه و سه ماهه به تیم و افراد درگیر در پروژه

• نظارت بر واقعیت های در حال تغییر در پروژه

• کسب اطمینان از تضمین کیفیت حین پیشرفت پروژه

• کنترل هزینه و منابع

بستن پروژه

بستن پروژه یعنی ارزیابی نتایج تعیین شده در مقایسه با اهدافی که ابتدای کار تعیین کردیم. همچنین در این مرحله از پروجکت منیجمنت باید از تکمیل وظایف مانند بستن قراردادها، پرداخت هزینه فاکتورهای خارجی، استفاده مجدد از منابع داخلی و بایگانی سوابق مطمئن شویم.

تفاوت مدیریت و کنترل پروژه چیست ؟

کنترل پروژه زیرمجموعه ای از مدیریت پروژه محسوب می شود که عمدتاً روی هزینه و زمان بندی پروژه تمرکز دارد و به تیم و مدیر درباره این مسائل همچنین برنامه های بازیابی پروژه مشاوره می دهد؛ اما مدیریت پروژه کل فعالیت های یک تیم را جهت دستیابی به موفقیت و رسیدن به اهداف نهایی هدایت می کند.

وب سایت معتبر دایان افیلیت برگرفته از فروشگاه اینترنتی دایان شاپ که یکی از بهترین فروشگاه های کشورمان به شمار می آید بهترین مقالات را درباره انواع کسب و کار ارائه داده است؛ اگر در زمینه انواع فعالیت های درآمدزای اینترنتی استعداد دارید یا در کل دوست دارید با شیوه های مختلف کسب و کار مثل استراتژی کسب و کار و فریلنسری آشنا شوید این سایت را از دست ندهید!

وظایف مدیر پروژه(Project manager)

به طور کلی یک مدیر پروژه وظایف خاصی دارد که در زیر 7 تا از وظایف مدیر پروژه آمده است:

• برقراری ارتباط منظم با اعضای تیم با ایمیل، تماس تلفنی یا جلسات مستمر به منظور درک وضعیت فعلی پروژه.
• شناسایی مشکلات و ارائه راهکار برای آن ها
• بودجه بندی، کنترل هزینه و مدیریت منابع
• پرداخت فاکتورها و استفاده مجدد از منابع در صورت لزوم
• ارتباط و گزارش مستمر به صاحبان اصلی پروژه تا از پیشرفت و توسعه موضوعات پروژه باخبر شوند.
• کمک به اعضای تیم برای تمرکز روی مسئولیت های خود و داشتن روحیه تا زمان تکمیل پروژه

مهارت های مدیر پروژه

مدیریت پروژه جدا از وظیفه شناسی، کمی سخت و پیچیده است؛ بنابراین لازم است یک مدیر پروژه مهارت های خاصی داشته باشد تا بتواند به نحو احسن یک پروژه تیمی را هدایت کند؛ این مهارت ها به دو دسته تقسیم می شوند:

مهارت های نرم یا بین فردی

مهارت های نرم درواقع به برقراری ارتباط قوی مدیر با اعضای تیم اشاره دارد که نمونه های آن عبارت اند از:

• مهارت های ارتباطی

شامل برقراری ارتباط مؤثر با اعضای تیم، فروشندگان خارجی، سهامداران اصلی و حامیان پروژه می شود. در ایجاد ارتباط علاوه بر طرز صحبت کردن باید به زبان بدن و لحن صدا به منظور مدیریت اصولی توجه شود. همچنین یک مدیر لایق بعد از شنیدن نظرات اعضا باید بتواند بحث را خلاصه کند و در جهت نزدیک شدن به هدف تصمیم بگیرد.

• مهارت های رهبری

برای داشتن یک ارتباط مؤثر، تأثیرگذار و انگیزه بخش به ویژه در دوره هایی که استرس کار بالاست یک مدیر باید بتواند به درستی تیم را هدایت کند.

• مدیریت زمان

یکی از مهمترین مهارت ها در «مدیریت پروژه» بحث زمان است. یک مدیر لایق برای تکمیل وظایف و رسیدن به نقطه عطف باید به درستی زمان را مدیریت کند. در این میان باید یک سری نکات رعایت شود از جمله:

آینده نگری برای پیش بینی چالش ها، ایجاد زمان کافی برای انجام وظایف و استفاده مجدد از منابع.

• حل درگیری

طبیعی است گاهی در جریان پروژه تنش و درگیری بین اعضای تیم یا سهامداران رخ دهد. یک مدیر کارآمد باید بتواند با درایت و تدبیر خود تنش ها را برطرف کند تا پیشرفت پروژه و چشم اندازهای آن آسیب نبیند.

مهارت های سخت

این بخش از مهارت ها در مدیریت پروژه کمی و قابل اندازه گیری هستند:

• مهارت های بودجه بندی

در هر مرحله از پروژه مدیر باید بتواند با کنترل هزینه ها و تنظیم منابع پروژه را در بودجه تعیین شده نگه دارد.

• مدیریت ریسک

یکی از مهمترین مهارت های مدیریت پروژه را دربرمی گیرد که شامل شناسایی مناطق ضعیف ساختار تیم و پروژه، تجزیه تحلیل تأثیر و اجرای برنامه و در  نظر گرفتن سیاست های اضطراری است.

• آشنایی با داده ها

یک مدیر پروژه باید بتواند شاخص های کلیدی عملکرد پروژه (KPI) را موقع استارت کار انتخاب کند و در طول پروژه مدام آن ها را در ارتباط با اعضای تیم و سهامداران مورد تجزیه تحلیل و پایش قرار دهد به این منظور که آیا این داده ها به پیشرفت پروژه منتهی می شوند یا نه؟!

• تخصص فنی

یکی از مهترین معیارهای لازم برای مدیریت پروژه برخورداری از تخصص کافی در زمینه پروژه است. یک مدیر باید در انتقال اطلاعات به اعضای تیم مسلط باشد تا به عنوان یک مدیر کارآمد شناخته شود.

مهارت های گفته شده در موقعیت های مختلف حتی در کسب درآمد از سایت های خارجی هم اهمیت دارد و باید در صورت ورود به این حرفه از میزان علم و اطلاعات خود مطمئن شوید.

انواع مدیریت پروژه

اما دانش سرپرستی پروژه اینقدر گسترده است که می توانیم از روش های مختلف برای موفق شدن در این حیطه استفاده کنیم. در اینجا 3 روش از «انواع مدیریت پروژه» آورده شده است که بالاتر هم اشاره کردیم:

روش کانبان

روش مدیریت پروژه کانبان بر تغییرات کمتری در پروژه متمرکز است. عناصر اصلی این شیوه عبارت اند از:

• تجسم گردش کار کل پروژه
• تعیین سریع میزان کاری که در هر مرحله از پروژه باید انجام شود.
• دنبال کردن دستاوردهای پروژه در طول زمان
• مرور مراحل جریان کار و اطمینان از این که کارمندان وظایف خود را به درستی انجام می دهند.
• شناسایی مشکلات پروژه و حل آن ها در عین حال تضمین بهترین نتایج

روش اسکرام

یکی دیگر از رویکردهای مدیریت پروژه روش اسکرام است که به تیم ها اجازه می دهد تا حدودی باهم تعامل داشته باشند. استراتژی سرعت بخشیدن به پروژه طبق روش اسکرام نتیجه گیری ماهانه است؛ به این صورت که هرماه باید به بخش کوچکی از چشم اندازهای پروژه دست پیدا کند. بر اساس اسکرام همه تیم ها روزانه باید برای حل مشکلات و ارائه بازخوردهای مفید یکدیگر را ملاقات کنند. اسکرام بر پایه انجام آزمایشات سریع استوار است و سعی دارد نتایج را در کوتاه ترین زمان ممکن ایجاد کند.

روش شش سیگما

شش سیگما کیفیت تکمیل پروژه را در نظر می گیرد؛ مشکلات را طبقه بندی می کند و در طول پروژه حذف می نماید. این استراتژی بر ارائه نتایج قابل سنجش، دستیابی به بازده ملی بالا و بهبود رضایت مشتری تمرکز دارد.

نرم افزارهای پروجکت منیجمنت

«Project Management» با یک سری نرم افزار تخصصی سروکار دارد تحت عنوان نرم افزار مدیریت پروژه که میزان تأثیرگذاری فعالیت های تیم را افزایش می دهند و پروژه را زودتر به سمت هدف نزدیک می کنند. معمولاً این ابزارها به دو دسته تقسیم می شوند، پس اگر میخواهید بدانید نرم افزار مدیریت پروژه چیست ادامه این مطلب را بخوانید:

• نرم افزارهای PM
• نرم افزارهای پورتفولیوی پروژه (PPM) که گستردگی بیشتری دارند و برای مشاغل و سازمان های تخصصی تر مناسب هستند.

اما چند نمونه از نرم افزارهای مدیریت پروژه که کاربرد بیشتری دارند و نرم افزار مدیریت وظایف و فعالیت ها نیز نامیده می شوند در زیر آمده اند:

• آسانا
• کلاریزن
• ترلو
• ماون لینک

امروزه آشنایی با روش های کسب درآمد اینترنتی بدون سرمایه بهترین ترفند برای دستیابی به سود و درآمد باورنکردنی در ماه است. اگر دوست دارید شیوه های انواع ترفندهای کسب و کار کوچک پرسود را یاد بگیرید حتماً سری به دایان افیلیت بزنید.  

مدیریت پروژه، تحصیلات و چشم اندازهای شغلی آن در ایران

در ایران تحصیلات لازم برای مدیریت پروژه به 4 رشته متمرکز است:

• مهندسی صنایع
• علوم و کامپیوتر و IT
• مدیریت بازرگانی (MBA)
• سایر گرایشات مدیریت

آنچه بیشتر از مدرک تحصیلی برای استخدام در این موقعیت شغلی مطرح است تجربه کاری، توانایی های لازم و برخورداری از مهارت های ارتباطی می باشد. معمولاً کارفرما هنگام استخدام مدیر پروژه فردی را در نظر می گیرد که در رده های پایین تر این فیلد کاری در گذشته فعال بوده و با نرم افزارهای مایکروسافت به خصوص اکسل آشنایی کامل داشته باشد.

همچنین باید با نرم افزارها و «ابزارهای تخصصی مدیریت پروژه» به خوبی کار کند. به طور کلی در صورت روابط اجتماعی قوی، داشتن اعتماد به نفس کافی و متخصص بودن در وظایف سرپرست پروژه شانس بالایی برای استخدام پیدا خواهید کرد!

میانگین درآمد مدیران پروژه در ایران

میزان درآمد مشاغل مدیر پروژه رنج خوبی را نشان می دهد. البته بستگی به نوع شرکت دارد. معمولاً شرکت های تبلیغاتی که برای انجام فعالیت های IT مدیر پروژه استخدام می کنند و سطح پیچیده ای ندارند حدود 8 میلیون تومان حقوق در نظر می گیرند؛ اما در شرکت های نفت و پتروشیمی درآمدهای بالا بین 6 تا 12 میلیون تومان برای مدیر پروژه در نظر گرفته می شود.

چگونه می توانم یک مدیر پروژه خوب شوم؟

این که تصمیم گرفته اید در Project management فعالیت کنید خیلی عالیست؛ اما اگر نمی دانید از کدام راه جلو بروید باید بگوییم پیگیری آموزش رسمی دوره مدیریت پروژه بهترین گام شروع برای شماست. جدا از یادگیری تخصصی، گواهی نامه رسمی که خود یک مدرک پیشرفته تلقی می شود هم دریافت می کنید و می توانید در فرصت های شغلی چشمگیری مثل پروژه های معماری، پروژه های نرم افزاری یا پتروشیمی مشغول شوید!

سخن پایانی

حالا که با علم پروجکت منیجمنت آشنا شدید می دانید که مهارت مدیریت و درایت بالا حرف اول را برای موفقیت در این زمینه می زند. برای ورود در ابتدا مهارت های ارتباطی خود را تقویت کنید؛ سپس سراغ یادگیری تکنیک های انواع مدیریت پروژه و نرم افزارهای آن بروید.

نمی توان گفت حرفه آسانی است؛ چون چالش و استرس زیادی دارد اما در صورت علاقه و استعداد کافی شک نکنید جواب می گیرید و سختی های آن برایتان قابل تحمل می شود. با توجه به این که کاربرد سرپرست پروژه را در بیشتر صنایع می بینیم پس ظرفیت شغلی خوبی برای آن وجود دارد!

این مقاله را حتما بخوانید: کسب درآمد از طریق نصب اپلیکیشن

سوالات متداول